Etiketten-Software

Im Büroalltag braucht man sie ständig: Etiketten zum Beschriften, als Adress-Etiketten, wiederablösbare, transparente … Die Produktvielfalt ist groß. Zum Beschriften der kleinen Helfer sind die Formate der eigenen Textverabreitung meist nicht ausreichend. Wer sich nicht mit dem Vermessen und Korrigieren der Maßangaben herumplagen möchte, bleibt am besten bei einem Hersteller und benutzt dessen Software zum Beschriften und Gestalten am PC. Hersteller, wie Zweckform, Herma und Sigel bieten Gratis-Software und Demos zum kostenlosen Download auf deren Internetseiten an. Im Gratis-Test-Set von Sigel sind Etikettenproben und eine CD mit der Starter Edition der Professional Label Software enthalten.

Hapke Media hat Etiketten sowie Software von Herma und Sigel getestet.

Alle Etiketten des Test-Sets von Sigel und die Etiketten “Movables” von Herma sind zum Kopieren sowie für Laser- und Inkjetdrucker geeignet. Beim Bedrucken mit einem Laserdrucker gab es meinerseits keinerlei Beanstandungen. Die große Auswahl an Formaten ermöglichst einen vielfältigen Einsatz im Büro.

Noch recht neu auf dem Markt sind die “Movables” von Herma. Die Etiketten haften sicher auf unterschiedlichsten Oberflächen und sind  rückstandsfrei abziehbar, ohne den Untergrund zu beschädigen. Sie haften auch nach mehrmaligen Gebrauch, z. B. nach Korrektur ihrer Position.

Beide getesteten Software-Lösungen sind schnell installiert. Die Label-Software von Sigel legt ein Desktop-Icon an. Beide Programme lassen sich aus dem Programm-Menü von Windows heraus aufrufen. Der Druck von verschiedenen gestalteten Einzeletiketten pro Bogen ist möglich.

Starter Edition der Professional Label Software von Sigel
Version 2.04, für Windows 98, 2000, XP, Vista

Der Installations-Assistent bietet bereits bei der Installation verschiedene Sprachen zur Auswahl an, die man aber nachträglich in der Softwareeinstellung ändern kann. Beim Programmstart stehen viele Vorlagen sowohl optisch als auch in einer Liste zur Auswahl zur Verfügung. Das Bearbeitungsfenster ähnelt in stark vereinfachter Form dem einer Bildbearbeitung. Viele Symbole sind aus gängigen Windows-Anwendungen bekannt.

Eine interaktive Hilfe kann wahlweise über das Hilfe-Menü aus- oder eingeblendet werden. Zudem lässt sich hier auch eine 24-seitige Hilfe im pdf-Format aufrufen.

Mit Klick auf das Drucksymbol öffnet sich ein Konfigurationsfenster zum Einstellen diverser Druckfunktionen des Druckers sowie der Druckposition (softwarespezifisch). Erst im zweitern Schritt (auf “weiter” klicken) wird deutlich, dass sowohl einzelne Etiketten als auch der gesamte Bogen gedruckt werden können. Die Druckvorschau zeigt, ob alle Einstellungen passen. Wünschenwert wäre, die Vorschau durch ein eigenes Symbol im Editor aufrufen zu können, ohne den Umweg über “Drucken” gehen zu müssen.

Eine sehr wichtige Option enthält die Test-Version nicht: das Einlesen von externen Daten. Die Vollversion allerdings kann Daten aus verschiedenen Anwendungen importieren, was die Software dann auch erst richtig wertvoll für die tägliche Büroarbeit macht. Das linke Bild zeigt, welche Datentypen das Programm verarbeiten kann. Eine Filterung der Datensätze ist zusätzlich möglich. Das ist sehr praktisch, wenn man in seiner Datenbank für eine bestimmte Situation keine spezielle Abfrage erzeugt hat.

Das Einfügen der einzelnen Datenbankfelder funktioniert wie bei einer Textverabreitung auch. Nachdem alle Felder eingefügt wurden, sollte man in der Vorschau prüfen, ob nicht Schriftgröße oder Position korrigiert werden müssen. Beim Ausdruck kann zusätzlich festgelegt werden, ob alle Datensätze gedruckt werden sollen. Fehlen auf dem zu beduckenden Bogen ein oder mehrere Etiketten, kann man sie durch Klick auf das Etikett in der Druckvorschau ausschließen. Sigel hat hier schon sehr weit gedacht.

Der Nutzer kann seinen Entwurf/sein Projekt  in einer programmspezifischen Datei zur späteren Bearbeitung/Verwendung speichern.

Herma Etiketten Assisten 3.1
Die Software steht auf der Internetseite http://www.herma.com/software in mehreren Sprachen zum Download bereit. Beim Aufruf des Programm werden die einzelnen Bestandteile geladen, so auch MS Word. Der Assistent kann nach der Installation in bestimmten MS-Anwendungen, wie Excel und Word, als Add-In aufgerufen werden.

Die Nutzer werden im Assistenten per Klick auf “weiter” durch die jeweiligen Gestaltungsschritte geführt. In jedem Einzelschritt ist die 15-seitige Hilfedatei (pdf) über das Symbol “?” aufrufbar. Der Nutzer gestaltet nun das Etikett über die Word-Oberfläche. Bereits im Editor kann er festlegen, ob er einen Bogen mit gleichen Etiketten gestaltet oder jedes Etikett unterschiedlich. Dazu klickt er auf jedes einzelne Etikett, um unterschiedliche Inhalte einzugeben. Eine verkleinerte Seitenansicht kann bereits beim Gestalten aufgerufen werden. Praktisch: Der Etiketten-Assistent kann auf Knopfdruck den Bezug zu einer Datenbank herstellen, um Datensätze, etwa Adressen, einzulesen.

Mit dem Klick auf “fertig” wird der Adressbogen in Word komplett angezeigt und kann wie aus der Textverarbeitung gewohnt nachbearbeitet, gespeichert und gedruckt werden. Der Etiketten-Assistent schließt sich automatisch.

Beide Versionen der hier getesteten Software enthalten keinen Update-Button für ein automatisches Update. Der Support-Button auf dem Startbildschirm der Herma-Software führt auf die Internetseite des Herstellers. Dort muss sich der Nutzer dann zur geeigneten Stelle durchklicken (Kontakt, Impressum). Bei Sigel fehlt der Supporthinweis ganz. Auf der Internetseite des Unternehmens hat Sigel unter “Service” einen Verweis auf den Support angebracht. Über E-Mail, Telefon (Festnetznummer, keine teure Sondernummer) und über ein Formular kann der Anwender Hilfe anfordern.

Welche Software-Variante die Bessere ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Das ist auch immer abhängig von den Erfahrungen im Umgang mit anderer Software, den Anforderungen an die Gestaltung und den individuellen Gewohnheiten.